Datenschutzerklärung

Beyond Ice verarbeitet personenbezogene Daten nur, soweit dies erforderlich ist für:

• Bereitstellung der Website
• Bearbeitung von Anfragen
• Kommunikation mit Interessenten und Kunden
• Vorbereitung und Durchführung von Leistungen
• Projektbearbeitung
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

Personenbezogene Daten können insbesondere sein:

• Name
• geschäftliche Kontaktdaten
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• IP-Adresse
• Organisation beziehungsweise Unternehmen
• Angaben zu Projekten, sofern diese einer natürlichen Person zugeordnet werden können

Die Website wird derzeit über Lovable bereitgestellt. Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet, beispielsweise IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Referrer, technische Geräteinformationen sowie Sicherheits- und Fehlerprotokolle.

Zweck ist die sichere, stabile und funktionsfähige Bereitstellung der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit diese Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen an einem sicheren Betrieb erforderlich ist.

Beyond Ice ermöglicht Anfragen zu professionellen Leistungen, insbesondere Angebots- und Planungscheck, Fachliche Zweitmeinung, Entscheidungsbegleitung und Betriebsanalyse.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Organisation / Unternehmen
• Ansprechpartner, Name
• E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Projektbeschreibung
• Gebäude- und Anlageninformationen
• Fragestellung und gewünschter Zeitraum
• sonstige freiwillig übermittelte Informationen

Zwecke der Verarbeitung:

• Bearbeitung der Anfrage
• Kontaktaufnahme
• Klärung der Aufgabenstellung
• Vorbereitung eines Angebots
• Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
• gegebenenfalls spätere Projektbearbeitung

Rechtsgrundlage für Anfragen, die auf eine mögliche Beauftragung gerichtet sind, ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei allgemeinen geschäftlichen Anfragen kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig sein.

Im Rahmen von Beyond-Ice-Projekten können unter anderem verarbeitet werden: Gebäudeinformationen, Anlagenkenndaten, Energieverbräuche, Lastprofile, Planungsunterlagen, Angebote, Berechnungen, Investitionsdaten, Wirtschaftlichkeitsdaten, Messwerte, Betriebsdaten, Regelungsdaten und Projektinformationen.

Viele dieser Daten sind keine personenbezogenen Daten. Soweit technische oder wirtschaftliche Unterlagen personenbezogene Informationen enthalten, gelten die Datenschutzbestimmungen entsprechend.

Beyond Ice ist darauf ausgelegt, Unterlagen wie Angebote, Planungen, technische Berechnungen, Ausschreibungen, Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Betriebsdaten und Messdaten zu analysieren. Es werden nur Funktionen als aktiv beschrieben, die aktuell tatsächlich funktionieren.

Nutzer sollen nur diejenigen personenbezogenen und vertraulichen Daten übermitteln, die für die konkrete Aufgabe erforderlich sind. Soweit Dokumente derzeit noch nicht dauerhaft in einer Beyond-Ice-Cloud gespeichert werden, findet keine solche dauerhafte Speicherung statt.

Beyond Ice arbeitet bei Bedarf mit ausgewählten Fachleuten aus einem kuratierten Expertennetzwerk zusammen. Die folgenden Grundsätze gelten für den Umgang mit Projektinformationen:

• Ein Fachpartner wird nur eingebunden, wenn dessen Fachkompetenz für die konkrete Aufgabe erforderlich ist.
• Es erfolgt keine pauschale Weitergabe von Projektdaten an das Netzwerk.
• Nur die für den jeweiligen Fachbeitrag notwendigen Informationen werden weitergegeben.
• Es gilt das Prinzip der Datenminimierung.
• Vertrauliche Projektinformationen werden nur projektbezogen verwendet.

Es gibt grundsätzlich zwei mögliche Vertragsmodelle:

• Modell A: Beyond Ice wird vom Kunden beauftragt und bindet einen Fachpartner als Bestandteil der eigenen Gesamtleistung ein.
• Modell B: Der Fachpartner wird vom Kunden unmittelbar beauftragt und verarbeitet die erforderlichen Informationen im Rahmen seiner eigenen Verantwortung.

Die konkrete datenschutzrechtliche Einordnung richtet sich nach der jeweiligen Vertragsgestaltung.

Bestimmte Projektinformationen oder Einstellungen können derzeit lokal im Browser beziehungsweise auf dem verwendeten Endgerät gespeichert werden. Diese lokale Speicherung führt für sich genommen nicht dazu, dass die Daten automatisch an Beyond Ice übertragen werden.

Beim Löschen der Browserdaten können lokal gespeicherte Projektinformationen verloren gehen.

Technisch erforderliche Cookies, Session-Speicher oder Local Storage können verwendet werden, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen.

Nicht technisch erforderliche Analyse-, Marketing- oder Trackingtechnologien werden nur eingesetzt, soweit hierfür eine erforderliche Einwilligung vorliegt.

Derzeit werden keine externen Marketing- und Analysedienste aktiv verwendet.

Sollten künftig Dienste wie Webanalyse, Conversion Tracking, LinkedIn Insight Tag, Google Analytics, Microsoft Clarity, Google Ads oder vergleichbare Dienste eingesetzt werden, wird die Datenschutzerklärung vor deren produktiver Aktivierung entsprechend ergänzt und – soweit erforderlich – eine Einwilligung eingeholt.

Beyond Ice verwendet beziehungsweise plant KI-gestützte Funktionen zur Unterstützung von Dokumentenanalyse, Strukturierung, Plausibilitätsprüfung, Variantenvergleich, Erkennung offener Fragen, Analyse technischer Daten und Zusammenführung von Informationen.

Zentrale Aussage bleibt: Menschen entscheiden. KI unterstützt.

Personenbezogene oder vertrauliche Daten werden nur an externe KI-Anbieter übertragen, soweit dies tatsächlich der Fall ist und eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht. Vor der produktiven Nutzung eines externen KI-Dienstes mit Kunden- oder Projektdaten wird die Datenschutzerklärung um den tatsächlich verwendeten Anbieter, Zweck, Rechtsgrundlage und gegebenenfalls Drittlandübermittlung ergänzt.

Soweit erforderlich, können personenbezogene Informationen insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern gelangen:

• Hosting- und IT-Dienstleister
• projektbezogen eingebundene Fachpartner
• Kommunikationsdienstleister
• berufliche Berater
• Behörden bei gesetzlicher Verpflichtung

Personenbezogene Daten werden nicht verkauft. Es gibt keine Weitergabe für fremde Werbezwecke.

Nur tatsächliche oder technisch erforderliche Drittlandübermittlungen werden beschrieben. Es werden keine pauschalen Aussagen getroffen.

Falls Dienstleister Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, werden vor produktiver Nutzung die jeweils zutreffenden Rechtsgrundlagen und Schutzmechanismen ergänzt.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck notwendig ist. Darüber hinaus können gesetzliche handels-, steuer- oder vertragsrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse

Die jeweilige Rechtsgrundlage wird nur dort verwendet, wo sie sachlich passt.

Betroffene Personen haben unter anderem folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch
• Widerruf einer erteilten Einwilligung

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an: kontakt@beyondice.de

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

Beyond Ice verarbeitet neben personenbezogenen Daten auch technisch und wirtschaftlich sensible Projektinformationen.

Solche Informationen werden nur für die vereinbarte Aufgabe verwendet und nur solchen Personen beziehungsweise Fachpartnern zugänglich gemacht, deren Mitwirkung für die Bearbeitung erforderlich ist. Datenschutz und Projektvertraulichkeit werden gemeinsam betrachtet.

Heiko Lüdemann trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Daten gegen unberechtigten Zugriff, Verlust, Veränderung und unzulässige Offenlegung zu schützen.

Die Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn Beyond Ice künftig Funktionen wie echte Benutzerkonten, Organisationen und Rollen, Cloud-Projektspeicherung, Dokumentenupload, Online-Bezahlung, Abonnements, dauerhaftes Anlagenmonitoring, Benchmarks, Analytics, externe KI-Dienste oder weitere Drittanbieterintegrationen einführt.

Die Datenschutzerklärung muss immer die tatsächlich aktive technische Konfiguration widerspiegeln.

Diese Datenschutzerklärung kann bei Änderungen der technischen Konfiguration, der rechtlichen Grundlagen oder der Leistungen angepasst werden. Der jeweils aktuelle Stand ist auf dieser Seite einsehbar.